Traim intr-o lume a afacerilor in care delegarea sarcinilor este cruciala pentru a maximiza productivitatea, pentru a mentine echipa unita si a ne atinge obiectivele de business.
Viteza cu care trebuie sa facem fata provocarilor creste din ce in ce mai mult.
Pe langa necesitatea automatizarii, e nevoie neaparata si de un sistem prin care facem aceasta delegare catre oamenii din echipa sau partenerii din exteriorul companiei.
Mai ales cand, prin delegare, intelegi simplul fapt de a repartiza o sarcina.
Nu, inseamna mult mai mult.
Iar modul in care abordezi acest aspect te poate transforma ori in cea mai stresanta persoana din firma, ori intr-un lider alaturi de care ti-e drag sa muncesti.
Subiectul e mare cat o zi de post, asa ca, pentru azi vom discuta doar principalii pasi din procesul de delegare.
E un inceput de la care sa continui sa studiezi pentru a-ti optimiza abilitatile si job-ul, ca manager :)
Iti plac materialele de pe blogul GoFunnel? Aboneaza-te la noutati si le primesti direct in inbox!
Cuprins
O metoda pentru a incepe procesul de delegare este sa iti inchipui ca poti delega absolut tot.
Din acest punct, incepi sa filtrezi sarcinile.
De exemplu, daca o anumita problema / situatie este o decizie strategica importanta, o problema de administrare a personalului sau un proiect de conducere a echipei, atunci nu poate fi delegata. E treaba ta, a managerului.
Daca sunt sarcini de natura operationala, promovare, achizitie clienti, contabilitate, productie sau alte tipuri de activitati ce nu tin neaparat de tine, ca manager, atunci trebuie sa le organizezi clar si sa le delegi catre oamenii din echipa ta sau parteneri externi.
Pentru a identifica sarcinile si activitatile din firma, in primul rand va trebuie sa ai un document sau o evidenta a proceselor din business: vanzari, financiar, marketing, HR, administrartv, juridic, dezvoltare, customer service etc.
Doar in momentul in care ai aceasta evidenta completata, vei intelege precis ce task-uri si activitati poti delega sau nu.
E ceva de munca in definirea acestor procese, insa documentul care reiese de aici va juca un rol fundamental pentru a-ti optimiza propria munca, dar si pe cea a celor pe care ii manageriezi, astfel incat sa va cresteti productivitatea, performanta si sa atingeti obiectivele de business.
Vezi si: 5 semne dupa care recunosti un lider bun
Odata ce ai identificat si analizat sarcinile relevante, e momentul sa iti dai seama de ce aptitudini e nevoie pentru a le rezolva.
Intregul proces va functiona mult mai bine daca potrivesti persoanele care detin setul corect de abilitati cu sarcina pe care vrei sa le-o repartizezi.
Intreaba-te urmatoarele: am oameni in echipa cu abilitatile si experienta necesare pentru a se ocupa de aceasta provocare? Sunt oameni care ar vrea sa isi dezvolte aceste abilitati? Au acestia timpul necesar? Cui i s-ar parea interesant sa lucreze pe aceasta sarcina?
Unul dintre cele mai interesante recompense ale delegarii este sansa de a-ti ajuta colegii si partenerii sa creasca si sa isi imbunatateasca aptitudinile.
Odata ce decizi ce si catre cine vei delega un task, asigura-te ca esti extrem de clar privitor la informatiile pe care le vei oferi si rezultatele pe care te astepti sa le obtina.
La nivel minim, va trebui sa comunici cel putin ”ce” si “cand”. De exemplu, “As vrea ca aceste informatii despre produse sa fie urcate in platforma pana maine dupa-masa la ora 17:00”.
Ai grija, de asemenea, sa adaugi instructiuni precise cererii, precum: “Te rog sa te asiguri ca nu exista greseli gramaticale in text, si sa adaugi variante complementare de produs in tab-ul Cross-sell. Daca ai intrebari, ma poti consulta / consulta-l pe X pentru ca vreau ca informatiile sa fie 100% corecte cand ajung live sub ochii clientilor”.
Aceste elemente suplimentare, “de ce-ul”, “unde”, “pentru cine” si asa mai departe, te vor ajuta sa transmiti eficient informatiile catre persoana cu care comunici.
In special cand interactionezi cu angajati sau parteneri noi, nu te astepta ca acestia sa ghiceasca singuri motivele pentru care, de exemplu, e important ca un anume task sa fie rezolvat intr-un anume fel.
Comunica-le clar toate aspectele sarcinii, rezultatele la care te astepti si de ce trebuie sa faca lucrurile intr-un fel sau altul.
Vezi si: Mituri si adevaruri despre business, idei si viata in general
Nu e foarte mult de zis in aceasta privinta.
E clar ca pentru a gestiona corect sarcinile delegate, trebuie sa existe un termen limita in care atat delegatul, cat si tu, managerul, sa vedeti rezultatele propuse.
Odata ce setati deadline-ul principal, stabiliti si un calendar de raportare - sedinte, intalniri sau email 1 la 1 in care sa vedeti impreuna evolutia proiectului si sa oferi feedback.
Toata lumea uraste micro-managementul.
Pe langa faptul ca e umilitor pentru delegatul tau, il va face sa ezite de fiecare data cand ar trebui sa preia controlul asupra sarcinii sau cand are o idee noua.
Cheia, in schimb, este sa gasesti echilibrul potrivit pentru nivelul de supraveghere al delegatului si a task-ului delegat.
Noii colegii si parteneri vin la pachet cu nevoia unei supravegheri mai frecvente.
Cu delegatii pe abilitatile carora stii deja ca te poti baza vei interfera mai mult la inceput (pana stabiliti exact parametrii sarcinii, asteptarile, deadline-urile, frecventa de raportare etc.), urmand ca in timp sa preia ei initiativa, pe baza aptitudinilor si increderii in propriile capacitati.
Foarte important!
Bazeaza-te pe date, pe rapoarte si pe cifre pentru a urmari evolutia muncii delegatului tau, indiferent cine e el.
Povestile si raportarile verbale n-au absolut nicio valoare daca nu sunt dovedite de rapoarte factuale.
Odata la ceva timp avem norocul de a delega o sarcina catre cineva care se descurca extraordinar de la start la finish.
Normalitatea nu e ideala, insa, asa ca foarte probabil ca delegatii sa aiba ocazional nevoie de feedback din partea ta, fie pentru a se asigura ca totul e in regula cu planul lor de actiune, fie pentru a imbunatati anumite aspecte ale muncii lor.
Cand oferi feedback, asigura-te ca subliniezi in mod special lucrurile facute bine. Pana si angajatii sau partenerii de top au nevoie de acest feedback pozitiv pentru a-si pastra motivatia si stilul profesional de lucru.
De asemenea, daca au ratat un termen limita sau au facut o greseala, explica-le modul in care afecteaza acest lucru afacerea si munca tuturor.
Ataca problema - nu persoana, si ofera pareri constructive.
Vezi si: Mini checklist pentru manageri: 7 Idei pentru a mentine echipa implicata si motivata
Atunci cand urmezi pasii de mai sus pentru a manageria si delega eficient, practic, reusesti rapid sa sistematizezi procesele din firma.
Rezultatul? Proiectele si sarcinile sunt rezolvate la timp si la un standard inalt.
Performanta creste, iar resursele firmei sunt folosite la potentialul maxim.
Acum e randul tau. Daca te afli in pozitia de a delega sarcini, dar nu ai inca un sistem prin care faci asta - iar haosul te streseaza ingrozitor - e momentul sa pui lucrurile in ordine.
Spor la treaba si pana data viitoare!
- Identifica sarcinile si activitatile pe care e mai eficient sa le delegi
- Alege delegatul potrivit
- Comunica in mod clar asteptarile
- Seteaza termene limita
- Alege niveluri potrivite de supraveghere
- Ofera feedback des
1. Identifica sarcinile si activitatile pe care e mai eficient sa le delegi
O metoda pentru a incepe procesul de delegare este sa iti inchipui ca poti delega absolut tot.
Din acest punct, incepi sa filtrezi sarcinile.
De exemplu, daca o anumita problema / situatie este o decizie strategica importanta, o problema de administrare a personalului sau un proiect de conducere a echipei, atunci nu poate fi delegata. E treaba ta, a managerului.
Daca sunt sarcini de natura operationala, promovare, achizitie clienti, contabilitate, productie sau alte tipuri de activitati ce nu tin neaparat de tine, ca manager, atunci trebuie sa le organizezi clar si sa le delegi catre oamenii din echipa ta sau parteneri externi.
Pentru a identifica sarcinile si activitatile din firma, in primul rand va trebuie sa ai un document sau o evidenta a proceselor din business: vanzari, financiar, marketing, HR, administrartv, juridic, dezvoltare, customer service etc.
Doar in momentul in care ai aceasta evidenta completata, vei intelege precis ce task-uri si activitati poti delega sau nu.
E ceva de munca in definirea acestor procese, insa documentul care reiese de aici va juca un rol fundamental pentru a-ti optimiza propria munca, dar si pe cea a celor pe care ii manageriezi, astfel incat sa va cresteti productivitatea, performanta si sa atingeti obiectivele de business.
Vezi si: 5 semne dupa care recunosti un lider bun
2. Alege delegatul potrivit
Odata ce ai identificat si analizat sarcinile relevante, e momentul sa iti dai seama de ce aptitudini e nevoie pentru a le rezolva.
Intregul proces va functiona mult mai bine daca potrivesti persoanele care detin setul corect de abilitati cu sarcina pe care vrei sa le-o repartizezi.
Intreaba-te urmatoarele: am oameni in echipa cu abilitatile si experienta necesare pentru a se ocupa de aceasta provocare? Sunt oameni care ar vrea sa isi dezvolte aceste abilitati? Au acestia timpul necesar? Cui i s-ar parea interesant sa lucreze pe aceasta sarcina?
Unul dintre cele mai interesante recompense ale delegarii este sansa de a-ti ajuta colegii si partenerii sa creasca si sa isi imbunatateasca aptitudinile.
3. Comunica in mod clar asteptarile
Odata ce decizi ce si catre cine vei delega un task, asigura-te ca esti extrem de clar privitor la informatiile pe care le vei oferi si rezultatele pe care te astepti sa le obtina.
La nivel minim, va trebui sa comunici cel putin ”ce” si “cand”. De exemplu, “As vrea ca aceste informatii despre produse sa fie urcate in platforma pana maine dupa-masa la ora 17:00”.
Ai grija, de asemenea, sa adaugi instructiuni precise cererii, precum: “Te rog sa te asiguri ca nu exista greseli gramaticale in text, si sa adaugi variante complementare de produs in tab-ul Cross-sell. Daca ai intrebari, ma poti consulta / consulta-l pe X pentru ca vreau ca informatiile sa fie 100% corecte cand ajung live sub ochii clientilor”.
Aceste elemente suplimentare, “de ce-ul”, “unde”, “pentru cine” si asa mai departe, te vor ajuta sa transmiti eficient informatiile catre persoana cu care comunici.
In special cand interactionezi cu angajati sau parteneri noi, nu te astepta ca acestia sa ghiceasca singuri motivele pentru care, de exemplu, e important ca un anume task sa fie rezolvat intr-un anume fel.
Comunica-le clar toate aspectele sarcinii, rezultatele la care te astepti si de ce trebuie sa faca lucrurile intr-un fel sau altul.
Vezi si: Mituri si adevaruri despre business, idei si viata in general
4. Seteaza termene limita
Nu e foarte mult de zis in aceasta privinta.
E clar ca pentru a gestiona corect sarcinile delegate, trebuie sa existe un termen limita in care atat delegatul, cat si tu, managerul, sa vedeti rezultatele propuse.
Odata ce setati deadline-ul principal, stabiliti si un calendar de raportare - sedinte, intalniri sau email 1 la 1 in care sa vedeti impreuna evolutia proiectului si sa oferi feedback.
5. Alege niveluri potrivite de supraveghere
Toata lumea uraste micro-managementul.
Pe langa faptul ca e umilitor pentru delegatul tau, il va face sa ezite de fiecare data cand ar trebui sa preia controlul asupra sarcinii sau cand are o idee noua.
Cheia, in schimb, este sa gasesti echilibrul potrivit pentru nivelul de supraveghere al delegatului si a task-ului delegat.
Noii colegii si parteneri vin la pachet cu nevoia unei supravegheri mai frecvente.
Cu delegatii pe abilitatile carora stii deja ca te poti baza vei interfera mai mult la inceput (pana stabiliti exact parametrii sarcinii, asteptarile, deadline-urile, frecventa de raportare etc.), urmand ca in timp sa preia ei initiativa, pe baza aptitudinilor si increderii in propriile capacitati.
Foarte important!
Bazeaza-te pe date, pe rapoarte si pe cifre pentru a urmari evolutia muncii delegatului tau, indiferent cine e el.
Povestile si raportarile verbale n-au absolut nicio valoare daca nu sunt dovedite de rapoarte factuale.
6. Ofera feedback des
Odata la ceva timp avem norocul de a delega o sarcina catre cineva care se descurca extraordinar de la start la finish.
Normalitatea nu e ideala, insa, asa ca foarte probabil ca delegatii sa aiba ocazional nevoie de feedback din partea ta, fie pentru a se asigura ca totul e in regula cu planul lor de actiune, fie pentru a imbunatati anumite aspecte ale muncii lor.
Cand oferi feedback, asigura-te ca subliniezi in mod special lucrurile facute bine. Pana si angajatii sau partenerii de top au nevoie de acest feedback pozitiv pentru a-si pastra motivatia si stilul profesional de lucru.
De asemenea, daca au ratat un termen limita sau au facut o greseala, explica-le modul in care afecteaza acest lucru afacerea si munca tuturor.
Ataca problema - nu persoana, si ofera pareri constructive.
Vezi si: Mini checklist pentru manageri: 7 Idei pentru a mentine echipa implicata si motivata
Atunci cand urmezi pasii de mai sus pentru a manageria si delega eficient, practic, reusesti rapid sa sistematizezi procesele din firma.
Rezultatul? Proiectele si sarcinile sunt rezolvate la timp si la un standard inalt.
Performanta creste, iar resursele firmei sunt folosite la potentialul maxim.
Acum e randul tau. Daca te afli in pozitia de a delega sarcini, dar nu ai inca un sistem prin care faci asta - iar haosul te streseaza ingrozitor - e momentul sa pui lucrurile in ordine.
Spor la treaba si pana data viitoare!