Statistic vorbind, angajatii petrec o medie de 31 de ore pe luna in sedinte, iar 50% din acest timp este considerat pierdut degeaba (conform Golden Steps ABA).
Personal, n-am intalnit pe nimeni care sa adore sedintele, insa am participat atat la intruniri constructive, cat si la sedinte inutile.
Adevarul e ca atunci cand sunt organizate bine, sedintele incurajeaza colaborarea si comunicarea, iar asta duce la un sentiment de motivatie in echipa.
In articolul de azi as vrea sa povestim putin despre cum sa iti revitalizezi strategia de abordare a sedintelor ca manager sau lider de echipa, astfel incat sa obtii maximum din fiecare intalnire.
Pana la urma, pentru satisfactia profesionala a colegilor tai, dar si pentru rezultate mai eficiente, iti doresti ca lumea sa nu simta ca perioada petrecuta in sedinte e doar o pierdere de vreme.
Iti plac materialele de pe blogul GoFunnel? Aboneaza-te la noutati si le primesti direct in inbox!
Cum te asiguri ca sedintele nu sunt doar o pierdere de vreme
26 Septembrie 2024 | Ponturi si recomandari
Categorii
Cuprins:
Una dintre cele mai intalnite greseli e organizarea de sedinte fara o agenda bine stabilita dinainte.
Ce ar trebui sa faci Inainte sa chemi echipa la o discutie, e sa creezi o lista de subiecte clare pe care vrei sa le discutati.
Pont! Stabileste un interval de timp fix pentru fiecare dintre ele.
De exemplu, daca sedinta trebuie sa dureze 30 de minute, calculeaza suficient timp pentru fiecare punct de pe agenda, dar nu mai mult decat e nevoie.
In acest fel veti reusi sa evitati discutiile pe langa subiect si veti ramane concentrati pe lucrurile importante, pentru a ajunge la concluzii constructive.
Extra pont!
Ai incercat pana acum sedintele ”in picioare”?
Acestea sunt sedinte de scurta durata in care diferiti membri ai echipei ofera un update legat de munca pe care au finalizat-o, sau pe ce muncesc acum.
Acest tip de sedinte sunt cele mai potrivite pentru a se intampla zilnic sau saptamanal.
Vezi si: Cum sa delegi eficient ca manager
Un al doilea pas pentru a avea o sedinta bine organizata, e sa aloci roluri specifice celor care participa.
De exemplu, poti numi un moderator care sa mentina discutiile la subiect, o persoana responsabila sa ia notite in timpul sedintei si alta responsabila de monitorizarea timpului propriu-zis.
Atunci cand fiecare participant are un rol clar, riscul sa pierdeti timpul pe discutii aiurea scade, iar oamenii sunt motivati, pentru ca au facut ceva concret, util.
O idee interesanta ar fi sa pregatesti terenul dinainte ca sedintele sa inceapa propriu-zis. Cum faci asta?
Prin aranjarea unui spatiu in care oamenii sa noteze idei si sa initieze procesul de brainstorming, loc in care pot vedea din timp si agenda sedintelor.
In acest sens poti folosi, de exemplu, instrumente online colaborative, cum ar fi Google Docs sau Slack. Aici participantii pot nota idei si propuneri cu cateva zile inainte.
Astfel, sedinta propriu-zisa devine un moment in care finalizezi si structurezi solutiile, in loc sa incepi discutiile de la zero.
Vei economisi timp si, mai mult, ai sanse mari sa ajungi la solutii actionabile pe bune, in loc sa te astepti sa va vina vreo idee geniala pe loc, mai ales daca e nevoie de research inainte.
Vezi si: Mini checklist pentru manageri: 7 Idei pentru a mentine echipa implicata si motivata
Cu cat sunt mai multe persoane intr-o sedinta, cu atat e mai greu sa pastrezi discutia pe subiect si sa te asiguri ca toata lumea are o contributie.
Sedintele cu multi participanti au, de asemenea, tendinta sa devina lungi si fara rezultate concrete.
Limiteaza numarul de oameni la cei care sunt strict necesari pentru subiectele de discutie.
Daca sedinta acopera mai multe departamente sau subiecte diferite, poti imparti grupul in echipe mai mici, astfel incat fiecare sedinta sa aiba sens pentru toti participantii.
Sedintele programate in fiecare zi au toate sansele sa iti afecteze productivitatea pe termen lung.
Ofera colegilor tai timp sa se concentreze pe sarcinile lor principale! De exemplu, poti alege o zi din saptamana in care sa nu programezi nicio sedinta.
Acest interval le va oferi un respiro, pentru a finaliza task-uri care cer atentie concentrata, fara intreruperi.
Vezi si: 4 piloni de baza pentru o cariera infloritoare
Tu cum organizezi sedintele in echipa ta?
Daca esti proprietar de afacere, manager sau lider de echipa, cu siguranta te afli in pozitia de a pregati recurent intruniri cu angajatii si colegii tai, fie mai frecvent, fie mai rar.
Indiferent care e situatia in cazul tau, vezi daca folosesti bunele practici despre care am povestit in articolul de azi.
Toate, una sau mai multe dintre ele te vor ajuta sigur sa iti optimizezi abordarea si sa ai mereu sedinte excelente.
Pana data viitoare!
- Aloca un interval fix de timp si o agenda clara de discutii
- Aloca roluri celor care participa in sedinta
- Creeaza un spatiu colaborativ de brainstorming inainte de sedinta
- Nu fa sedinte cu prea multi oameni deodata
- Mentine o zi din saptamana fara sedinte
1. Aloca un interval fix de timp si o agenda clara de discutii
Una dintre cele mai intalnite greseli e organizarea de sedinte fara o agenda bine stabilita dinainte.
Ce ar trebui sa faci Inainte sa chemi echipa la o discutie, e sa creezi o lista de subiecte clare pe care vrei sa le discutati.
Pont! Stabileste un interval de timp fix pentru fiecare dintre ele.
De exemplu, daca sedinta trebuie sa dureze 30 de minute, calculeaza suficient timp pentru fiecare punct de pe agenda, dar nu mai mult decat e nevoie.
In acest fel veti reusi sa evitati discutiile pe langa subiect si veti ramane concentrati pe lucrurile importante, pentru a ajunge la concluzii constructive.
Extra pont!
Ai incercat pana acum sedintele ”in picioare”?
Acestea sunt sedinte de scurta durata in care diferiti membri ai echipei ofera un update legat de munca pe care au finalizat-o, sau pe ce muncesc acum.
Acest tip de sedinte sunt cele mai potrivite pentru a se intampla zilnic sau saptamanal.
Vezi si: Cum sa delegi eficient ca manager
2. Aloca roluri celor care participa in sedinta
Un al doilea pas pentru a avea o sedinta bine organizata, e sa aloci roluri specifice celor care participa.
De exemplu, poti numi un moderator care sa mentina discutiile la subiect, o persoana responsabila sa ia notite in timpul sedintei si alta responsabila de monitorizarea timpului propriu-zis.
Atunci cand fiecare participant are un rol clar, riscul sa pierdeti timpul pe discutii aiurea scade, iar oamenii sunt motivati, pentru ca au facut ceva concret, util.
3. Creeaza un spatiu colaborativ de brainstorming inainte de sedinta
O idee interesanta ar fi sa pregatesti terenul dinainte ca sedintele sa inceapa propriu-zis. Cum faci asta?
Prin aranjarea unui spatiu in care oamenii sa noteze idei si sa initieze procesul de brainstorming, loc in care pot vedea din timp si agenda sedintelor.
In acest sens poti folosi, de exemplu, instrumente online colaborative, cum ar fi Google Docs sau Slack. Aici participantii pot nota idei si propuneri cu cateva zile inainte.
Astfel, sedinta propriu-zisa devine un moment in care finalizezi si structurezi solutiile, in loc sa incepi discutiile de la zero.
Vei economisi timp si, mai mult, ai sanse mari sa ajungi la solutii actionabile pe bune, in loc sa te astepti sa va vina vreo idee geniala pe loc, mai ales daca e nevoie de research inainte.
Vezi si: Mini checklist pentru manageri: 7 Idei pentru a mentine echipa implicata si motivata
4. Nu fa sedinte cu prea multi oameni deodata
Cu cat sunt mai multe persoane intr-o sedinta, cu atat e mai greu sa pastrezi discutia pe subiect si sa te asiguri ca toata lumea are o contributie.
Sedintele cu multi participanti au, de asemenea, tendinta sa devina lungi si fara rezultate concrete.
Limiteaza numarul de oameni la cei care sunt strict necesari pentru subiectele de discutie.
Daca sedinta acopera mai multe departamente sau subiecte diferite, poti imparti grupul in echipe mai mici, astfel incat fiecare sedinta sa aiba sens pentru toti participantii.
5. Mentine o zi din saptamana fara sedinte
Sedintele programate in fiecare zi au toate sansele sa iti afecteze productivitatea pe termen lung.
Ofera colegilor tai timp sa se concentreze pe sarcinile lor principale! De exemplu, poti alege o zi din saptamana in care sa nu programezi nicio sedinta.
Acest interval le va oferi un respiro, pentru a finaliza task-uri care cer atentie concentrata, fara intreruperi.
Vezi si: 4 piloni de baza pentru o cariera infloritoare
Tu cum organizezi sedintele in echipa ta?
Daca esti proprietar de afacere, manager sau lider de echipa, cu siguranta te afli in pozitia de a pregati recurent intruniri cu angajatii si colegii tai, fie mai frecvent, fie mai rar.
Indiferent care e situatia in cazul tau, vezi daca folosesti bunele practici despre care am povestit in articolul de azi.
Toate, una sau mai multe dintre ele te vor ajuta sigur sa iti optimizezi abordarea si sa ai mereu sedinte excelente.
Pana data viitoare!